Coste por contratación: cálculo, valores de referencia y estrategias para reducirlo
El coste por contratación es uno de los indicadores más importantes en el ámbito de la selección de personal. Muestra cuánto gasta de media una empresa para cubrir un nuevo puesto, lo que permite comparar, medir y, por lo tanto, optimizar la eficiencia del proceso de selección. Quien no conozca su coste por contratación carece de una base para tomar decisiones estratégicas en materia de selección de personal.
¿Qué es el coste por contratación?
El coste por contratación (CPH) agrupa todos los costes que se generan al cubrir una vacante, desde la publicación de la oferta de empleo hasta la firma del contrato de trabajo. Se trata de un indicador clave de rendimiento (KPI) fundamental para los departamentos de RR. HH. y los equipos de selección de personal a la hora de comparar la eficiencia de los distintos canales y medidas.
Ante la persistente escasez de personal cualificado y el aumento de los costes de selección de personal, el control del coste por contratación ha cobrado mayor importancia para las empresas de cualquier tamaño. Quien invierte sin más en canales costosos, sin medir los resultados, malgasta una parte considerable de su presupuesto.
Un coste por contratación elevado no supone ningún problema si la calidad de las contrataciones es la adecuada. Un coste por contratación imprevisto siempre es un problema.
Fórmula y cálculo
El cálculo del coste por contratación se basa en una fórmula básica muy sencilla:
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Coste por contratación = (Costes internos + Costes externos) ÷ Número de contrataciones
Esta fórmula se puede aplicar a puestos concretos, departamentos o a todo el periodo de selección de personal. Importante: solo se incluyen en el denominador los puestos que se han cubierto efectivamente; los procesos pendientes o interrumpidos no se tienen en cuenta.
Costes internos frente a costes externos
El coste por contratación se compone de dos categorías de gastos que muchas empresas no registran en su totalidad:
| Costes internos | Costes externos |
|---|---|
| Horario laboral del equipo de RR. HH. | Ofertas de empleo (portales de empleo) |
| Horario de trabajo del departamento especializado (entrevistas) | Cazatalentos y agencias de selección de personal |
| Gastos internos de administración y TI | Campañas de selección de personal en redes sociales |
| Esfuerzo de incorporación | Ferias y eventos de empleo |
| Verificación de antecedentes | Medidas de promoción de la marca de empleador |
Referencia: ¿Cuál es el coste por contratación habitual?
El coste por contratación varía considerablemente según el sector, el nivel del puesto y el tamaño de la empresa. Según la SHRM (Society for Human Resource Management), el coste medio por contratación en EE. UU. ronda los 4.700 dólares estadounidenses, aunque es considerablemente más elevado en el caso de los puestos especializados y de dirección.
| Nivel del puesto | CPH medio (valor orientativo) |
|---|---|
| Personas que se incorporan al mercado laboral / Formación | 1.500 – 3.000 € |
| Profesional (2-5 años de experiencia) | 3.000 – 7.000 € |
| Senior / Especialista | 7.000 – 15.000 € |
| Directivo / Dirección | 15 000 – 50 000 € |
Factores que influyen en el coste por contratación
¿Por qué varían tanto los costes? Estos son los factores que más influyen:
Canal de selección de personal
Ya se trate de anuncios de empleo en portales de empleo, reclutamiento a través de redes sociales,
Duración del proceso de selección
Cuanto más tiempo permanece vacante un puesto, más caro resulta. Cada semana que un puesto permanece sin cubrir supone un coste en términos de productividad, horas extras de otros empleados y gastos continuos de RR. HH. Por ello, el tiempo de contratación (Time-to-Hire) es un indicador clave de rendimiento (KPI) inseparable del coste por contratación (Cost-per-Hire).
La imagen de marca como empresa se refleja directamente en el coste por contratación: quien se da a conocer como un empleador atractivo recibe más y mejores candidaturas, y gasta menos en la captación activa de personal.
Reducir el coste por contratación: 6 estrategias eficaces
Un coste por contratación elevado rara vez es inevitable. Con las medidas adecuadas, se puede reducir de forma sistemática:
Reforzar la imagen de marca como empresa
Una marca de empleador sólida atrae a los candidatos de forma natural, sin necesidad de anuncios costosos
Recomendaciones de empleados (programas de recomendación)
Los candidatos recomendados suponen un menor coste de captación y permanecen más tiempo en la empresa
Crear una reserva de talento
Tomar nota de los candidatos interesantes que, aunque ahora no encajan, podrían ser adecuados para puestos futuros
Optimizarlas ofertas de empleo para SEO
Los anuncios bien posicionados en Google for Jobs reducen la dependencia de los costosos portales
Acortar el proceso de selección
Menos pasos en el proceso, decisiones más rápidas y una comunicación clara reducen las tasas de abandono
Profesionalizar el marketing de RR. HH.
Dirigirse de forma específica a los candidatos adecuados, en lugar de aplicar un enfoque generalista
Coste por contratación frente a otros indicadores clave de rendimiento (KPI) de selección de personal
El coste por contratación, por sí solo, no dice nada sobre la calidad de las contrataciones. Siempre debe analizarse en el contexto de estos indicadores:
| KPI | Definición | Cuándo es especialmente relevante |
|---|---|---|
| Tiempo de contratación | Días desde la publicación de la oferta de empleo hasta la firma del contrato | En casos de gran urgencia y puestos críticos |
| Calidad de la contratación | Rendimiento y retención de los empleados recién contratados | Para una estrategia de selección de personal a largo plazo |
| Tasa de aceptación de ofertas | Porcentaje de ofertas aceptadas | Cuando la tasa de rechazo es elevada |
| Experiencia del candidato | Satisfacción de los candidatos durante el proceso | Para la marca del empleador y las recomendaciones |
¿En qué se diferencia el coste por contratación del coste por candidato?
El coste por candidato mide el coste por cada candidatura recibida, es decir, cuánto gastas para conseguir un candidato. El coste por contratación mide el coste por cada puesto realmente cubierto y, por lo tanto, es un indicador más significativo de la eficiencia global del proceso de selección.
¿Deberían tenerse en cuenta las horas de RR. HH. internas a la hora de calcular el coste por contratación?
Sí, sin duda. Muchas empresas solo contabilizan los costes externos y, por ello, subestiman considerablemente su coste por contratación. En muchas empresas, las horas de trabajo internas representan entre el 30 % y el 50 % de los costes totales.
¿Cómo contribuye la marca de empleador a reducir el coste por contratación?
Una sólida imagen de marca como empleador aumenta el número y la calidad de las candidaturas recibidas, reduce la dependencia de canales costosos, como las empresas de selección de personal, y acorta el tiempo de contratación; todos ellos son factores que reducen directamente el coste por contratación.
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