Agencia de relaciones públicas y relaciones con la prensa: gestión de medios, comunicados de prensa y contactos con las redacciones
Una agencia de relaciones públicas convierte los temas de las empresas en historias que los periodistas quieren publicar, logrando así una difusión que ningún presupuesto publicitario puede comprar. Los comunicados de prensa, los contactos con las redacciones y el trabajo estratégico con los medios constituyen la base de las relaciones públicas clásicas.
Qué hace una agencia de relaciones públicas
Las agencias de relaciones públicas se encargan de toda la comunicación entre las empresas y los medios de comunicación. Esto incluye la redacción y difusión de comunicados de prensa, el establecimiento y mantenimiento de contactos con periodistas, así como el desarrollo de estrategias temáticas que ofrezcan a las redacciones un verdadero valor informativo. El objetivo es conseguir «earned media», es decir, una cobertura mediática que no se paga, sino que se gana.
La siguiente infografía ofrece una visión general concisa de los elementos fundamentales de unas relaciones públicas exitosas, desde las relaciones con la prensa hasta la gestión de la reputación.
La diferencia con respecto a la publicidad de pago radica en la credibilidad. Cuando una redacción especializada recomienda una empresa o prueba un producto, el efecto que esto tiene en los lectores es diferente al de un anuncio. Los estudios demuestran que las menciones editoriales son entre tres y cinco veces más eficaces a la hora de generar confianza que los formatos de pago comparables. Por eso, una buena agencia de comunicación combina las relaciones públicas clásicas con una estrategia de marca integral.
Tareas fundamentales en el día a día de las relaciones públicas
- Redactar comunicados de prensa y difundirlos a través de listas de distribución profesionales
- Establecer contactos con los medios de comunicación y mantenerlos a largo plazo
- Crear un calendario temático e identificar los ganchos periodísticos
- Organizar ruedas de prensa, reuniones informativas y entrevistas
- Seguimiento: servicios de recorte de prensa, análisis de alcance, cálculo del AVE
- Prepararse para situaciones de crisis y redactar comunicados
Comunicados de prensa: estructura y repercusión
Un comunicado de prensa profesional sigue una estructura clara: un titular con valor informativo, un párrafo introductorio que responda a las preguntas básicas (quién, qué, dónde, cuándo y por qué), un cuerpo con información de fondo y una sección final con datos básicos sobre la empresa. El arte consiste en sintetizar temas complejos para centrarse en lo esencial y, al mismo tiempo, ofrecer un motivo concreto.
Dato clave: Los periódicos llegan a hasta el 35 % de los hogares de su zona de distribución; una sola mención relevante puede generar más confianza que meses de publicidad en redes sociales.
Contactos con la redacción: el capital de la agencia de relaciones públicas
El verdadero valor de una agencia de relaciones públicas consolidada reside en su red de contactos. Las relaciones forjadas a lo largo de los años con jefes de sección, periodistas independientes y redactores jefe permiten no solo enviar temas, sino también colocarlos de forma activa. Para las empresas que desean desarrollar de forma sistemática el reconocimiento de marca, ninguna plantilla propia puede sustituir esta red con tanta rapidez.
Por muy bueno que sea un comunicado de prensa, no sirve de nada si se envía a la persona equivocada. Cada semana dedicamos tiempo a comprender las estructuras editoriales y a cultivar contactos: esa es nuestra verdadera competencia principal, no la redacción.
Costes y referencias comparativas
| Rendimiento | Alcance | Costes habituales (netos) | Alcance / KPI |
|---|---|---|---|
| Comunicado de prensa (individual) | Carta + Lista de distribución | 400 – 900 € | Entre 50 y 300 redacciones |
| Honorarios mensuales de relaciones públicas (pequeños) | 2-3 noticias al mes | 1.500 – 3.500 € al mes | 3-8 publicaciones |
| Honorarios mensuales por servicios de relaciones públicas (medios) | Gestión integral de las relaciones con los medios de comunicación | 4.000 – 8.000 € al mes | Entre 10 y 25 publicaciones |
| Organización de ruedas de prensa | Planificación, invitación, moderación | 3.000 – 7.000 € | Entre 15 y 40 periodistas acreditados |
Conclusión
El trabajo de una agencia de relaciones públicas es una herramienta eficaz para cualquier empresa que desee generar credibilidad y ampliar su alcance sin incurrir en gastos puramente publicitarios. La clave reside en la combinación de comunicados de prensa redactados con esmero, contactos reales con los medios y una estrategia temática a largo plazo.
¿En qué consiste exactamente el trabajo de una agencia de relaciones públicas?
Una agencia de relaciones públicas desarrolla estrategias temáticas, redacta comunicados de prensa, mantiene el contacto con los periodistas y se encarga de que se publiquen artículos en los medios de comunicación relevantes. El objetivo es el «earned media», es decir, la cobertura mediática que surge por su interés periodístico y no por el presupuesto destinado a los medios.
¿Cuánto cuesta un comunicado de prensa a través de una agencia?
Un solo comunicado de prensa, incluyendo su redacción y distribución, cuesta entre 400 y 900 euros netos en una agencia profesional. Las tarifas mensuales fijas parten de unos 1.500 euros y pueden llegar hasta los 8.000 euros o más.
¿En qué se diferencia las relaciones públicas de la publicidad?
La publicidad es una forma de comunicación de pago en la que la empresa controla por completo tanto el contenido como la ubicación. Las relaciones públicas (RP) tienen como objetivo los «earned media», es decir, la cobertura informativa que las redacciones publican por su interés periodístico, sin que se pague por ello.
¿Cuándo conviene recurrir a una agencia de relaciones públicas externa?
Recurrir a una agencia de relaciones públicas externa resulta conveniente cuando el equipo interno no cuenta con contactos consolidados en los medios de comunicación, cuando es necesario abordar rápidamente un tema concreto o cuando una situación de crisis requiere asesoramiento profesional.
¿Cómo se mide el éxito del trabajo de relaciones públicas?
Los indicadores clásicos son el número de publicaciones (recortes de prensa), el equivalente en valor publicitario (AVE) y el alcance de los medios que publican la información. Las relaciones públicas en línea permiten, además, medir los enlaces entrantes y el tráfico procedente de referencias.
En el ámbito de las relaciones públicas, la gestión de crisis en las redes sociales también está cobrando cada vez más importancia, ya que hoy en día las crisis se agravan primero en Internet antes de que los medios de comunicación tradicionales se hagan eco de ellas.
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