Herramientas de relaciones públicas: software para seguimiento, análisis y gestión de prensa
Las herramientas de relaciones públicas automatizan precisamente aquellas tareas que antes, en el ámbito de las relaciones públicas tradicionales, se realizaban de forma manual y requerían mucho tiempo: el seguimiento de los medios, la gestión de listas de distribución y el análisis de la cobertura mediática. Quien hoy en día trabaja sin software suele pasar por alto menciones relevantes, sencillamente porque nadie puede revisar manualmente todos los canales las 24 horas del día. Precisamente los equipos de relaciones públicas más pequeños ganan así un tiempo valioso, que pueden invertir directamente en establecer más contactos con las redacciones, en lugar de dedicarlo exclusivamente a la investigación.
Funciones principales de las herramientas modernas de relaciones públicas
La mayoría de las soluciones abarcan tres funciones básicas: seguimiento de los medios a través de portales de noticias y redes sociales, análisis automatizado del alcance y la opinión pública, y gestión de listas de distribución de prensa para el envío de comunicados. Dependiendo del proveedor, el énfasis se pone más en el seguimiento o más en el flujo de trabajo de envío.
Consejo práctico: Antes de elegir una herramienta, conviene plantearse si se debe dar prioridad a la monitorización o al envío; son muy pocos los proveedores que cubren ambas áreas por igual, y un enfoque erróneo suele acarrear más adelante un cambio costoso.
Los equipos más pequeños, precisamente, se benefician de utilizar primero una única herramienta más económica para resolver el principal problema, en lugar de invertir directamente en una suite empresarial completa, cuyas funciones no se aprovecharían en absoluto al principio.
- Seguimiento de los medios a través de varios canales
- Análisis automatizado del alcance
- Gestionar de forma centralizada la lista de distribución de prensa
- Aclarar el enfoque antes de la selección
- Aprovecha el periodo de prueba antes de firmar el contrato
- Evaluar la escalabilidad para equipos en expansión
- Recabar referencias de clientes actuales
Herramientas de seguimiento de menciones y opinión
Herramientas como Awario analizan en tiempo real las redes sociales, los foros y los portales de noticias en busca de menciones a la marca y ofrecen directamente una primera valoración del sentimiento. De este modo, es posible llevar a cabo la escucha social incluso sin contar con un equipo propio de análisis de datos.
- Búsqueda en tiempo real en múltiples fuentes
- Incluye una primera valoración del ambiente
- No es necesario contar con un equipo de datos propio
- Alertas en caso de aumento repentino
- Seguir de cerca a la competencia
Seguimiento de hashtags y campañas
Para las campañas de relaciones públicas con un hashtag propio o un periodo de tiempo claramente delimitado, resultan adecuadas herramientas especializadas como Keyhole, que analizan el alcance, las interacciones y las cuentas participantes de una acción concreta, separándolas claramente del seguimiento continuo de la marca.
- Las campañas se pueden evaluar individualmente
- El alcance por hashtag es cuantificable
- Identificar las cuentas implicadas
- Se puede utilizar independientemente del sistema de monitorización continua
- Es posible comparar varias fases de una campaña
Cuadros de mando para la elaboración de informes periódicos
Para el trabajo diario, lo más importante es disponer de una visión general clara de todos los canales en un solo lugar. Un panel de control centralizado de redes sociales agrupa las menciones, el alcance y las interacciones, y evita tener que cambiar a diario entre varias herramientas independientes.
- Todos los canales en un solo lugar
- Menos cambios entre herramientas
- Informes automatizados para el equipo
- Alertas en tiempo real agrupadas de forma centralizada
- Derechos de acceso para varios miembros del equipo
Las herramientas de relaciones públicas en combinación con las actividades clásicas de prensa
El software no sustituye a los contactos personales con los periodistas, pero agiliza considerablemente los preparativos y el seguimiento: desde la gestión de la lista de distribución hasta la evaluación de si un comunicado de prensa ha sido realmente difundido. En combinación con las relaciones públicas tradicionales, se crea así un flujo de trabajo que libera tiempo para dedicarlo al trabajo de relación con las redacciones.
- Gestión automatizada de las listas de distribución
- Comprobar la recepción de los mensajes
- Más tiempo para los contactos con la redacción
- La tecnología complementa, pero no sustituye
La elección de la herramienta adecuada depende del ámbito de actuación: monitorización, seguimiento de campañas o gestión de listas de distribución. Al final, la mayoría de los equipos combinan entre dos y tres soluciones especializadas, en lugar de optar por un único software polivalente que, en cada ámbito, ofrece unos resultados mediocres. Al fin y al cabo, más importante que el número de herramientas es que los datos obtenidos se analicen periódicamente y se utilicen realmente para tomar decisiones, en lugar de quedarse acumulando polvo en un panel de control sin usar.
Criterios de selección para elegir la herramienta de relaciones públicas adecuada
Antes de tomar una decisión, conviene analizar con objetividad el tamaño real del equipo: los equipos más pequeños suelen beneficiarse de soluciones ligeras como Buffer, mientras que los equipos editoriales más grandes, con muchos canales en paralelo, suelen sacar más partido de plataformas más completas como Hootsuite.
Otro criterio es la integración con los sistemas existentes: una herramienta que no se conecte con el programa de correo electrónico o el CRM ya disponibles genera un trabajo manual adicional, en lugar de ahorrar tiempo. También conviene comprobar de antemano el alcance de las funciones de supervisión, ya que el nivel de detalle del análisis varía considerablemente de un proveedor a otro.
- Tener en cuenta el tamaño del equipo a la hora de realizar la selección
- Comprobar la integración con los sistemas existentes
- Comparar las funciones de la escucha social
- Empezar con equipos pequeños y soluciones ágiles
Errores habituales en la elección de herramientas
Un error muy común es adquirir una solución empresarial integral antes de tener claro qué funciones se necesitan realmente en el día a día. Igualmente arriesgado es prescindir de una fase de prueba antes de firmar el contrato, ya que muchas limitaciones solo se ponen de manifiesto en la práctica, y no en la mera lista de funciones que aparece en la página web del proveedor.
Otro error es la falta de formación del equipo tras la implantación: una herramienta eficaz sirve de poco si solo una persona utiliza realmente sus funciones, mientras que el resto del equipo sigue trabajando de forma manual.
- No inviertas de inmediato en soluciones empresariales
- Aprovecha el periodo de prueba antes de firmar el contrato
- Comprueba su utilidad práctica antes de comprarlo
- Formar adecuadamente al equipo tras la puesta en marcha
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