Firmas de correo electrónico: resumen de los datos obligatorios y el diseño

La firma del correo electrónico suele ser lo último que lee el destinatario de un mensaje comercial y, sin embargo, a menudo se descuida a la hora de diseñar los boletines informativos y la comunicación por correo electrónico. Sin embargo, tiene relevancia jurídica y constituye un elemento de marca pequeño, pero siempre visible.

Contenidos

Qué datos son obligatorios por ley

Cómo crear una buena firma

Coherencia en todo el equipo

Firmas en los mensajes automáticos

Escollos técnicos y de diseño

Qué datos son obligatorios por ley

En Alemania, los correos electrónicos comerciales de sociedades de capital, como las GmbH o las UG, deben incluir datos obligatorios similares a los que figuran en el aviso legal. Por lo general, estos incluyen:

Denominación social completa con forma jurídica
Tribunal de registro y número de registro mercantil
Sede social de la sociedad
Nombres de los miembros de la dirección o del consejo de administración

Las empresas unipersonales y los autónomos suelen estar exentos de esta obligación, aunque, no obstante, deberían facilitar sus datos de contacto básicos. Dado que los requisitos varían en función de la forma jurídica, en caso de duda conviene realizar una breve revisión jurídica de la propia firma.

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Cómo crear una buena firma

Además de los datos obligatorios, una firma debe ser clara y no parecer sobrecargada de información. Los elementos más adecuados son el nombre, el cargo, los datos de contacto directos, el logotipo de la empresa y los enlaces a la página web y a los perfiles relevantes en redes sociales.

Asegúrese de que su firma no se muestre distorsionada en dispositivos móviles: muchas versiones de Outlook y clientes de correo web representan las firmas HTML de forma diferente. Pruebe su firma en al menos tres clientes de correo electrónico distintos antes de ponerla en marcha.

A menudo, la firma también se utiliza para incluir una referencia discreta a campañas actuales o a un boletín informativo, de forma similar a lo que se conoce en el marketing por correo electrónico clásico, aunque de manera mucho más moderada.

Tamaño de letra de 10-11 pt para una legibilidad óptima
Máximo de 4-5 líneas de texto sin imágenes
Formatee el número de teléfono con el prefijo del país
Utilizar los elementos de color con moderación

Coherencia en todo el equipo

En las empresas más grandes, con el tiempo suelen surgir varias versiones de la firma ligeramente diferentes, ya que cada empleado realiza sus propios ajustes. Esto da una imagen poco uniforme al exterior y puede suponer incluso un problema legal en el caso de los datos obligatorios, si se siguen utilizando datos de la empresa obsoletos. Por ello, resulta recomendable disponer de una plantilla centralizada que se distribuya a todos los buzones de correo a través de un sistema común de gestión de firmas o del servidor de correo, en lugar de tener que actualizar cada firma individualmente en el programa de correo electrónico. De este modo, los cambios en la dirección, el número de teléfono o los banners de campaña se pueden realizar en un único lugar y surten efecto de inmediato en toda la empresa.

Actualizaciones automáticas de las firmas sin intervención de los empleados
Garantizar el cumplimiento normativo mediante el control centralizado de los datos
Garantizar la coherencia de la imagen de marca en todos los canales de comunicación
Implementación a través de Active Directory o una solución en la nube

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Firmas en los mensajes automáticos

No solo los correos electrónicos redactados personalmente, sino también los mensajes automáticos de boletines informativos, sistemas de asistencia o confirmaciones de pedidos suelen enviarse desde una dirección de remitente propia con una firma en el pie de página. En este caso, suelen aplicarse requisitos distintos a los de la correspondencia personal, como un mayor énfasis en los enlaces para darse de baja, las opciones de contacto para consultas y la información legal obligatoria, que se aplica tanto a los correos masivos como a los mensajes individuales. Quienes utilicen sistemas automatizados deberían revisar periódicamente sus firmas, junto con las firmas personales de la empresa, para evitar que se sigan enviando datos obsoletos sin que nadie se dé cuenta durante meses.

La opción de darse de baja es obligatoria según la ley CAN-SPAM y el RGPD
Comprobar mensualmente que las firmas automáticas estén actualizadas
Configurar direcciones de rebote para las respuestas
Los correos electrónicos de asistencia técnica deben incluir un número de ticket en la firma

Escollos técnicos y de diseño

Las firmas se muestran en clientes de correo electrónico y dispositivos muy diversos, desde programas de escritorio hasta aplicaciones móviles. Las imágenes demasiado grandes, los gráficos incrustados en lugar de texto real o el exceso de colores provocan rápidamente errores de visualización. Las firmas HTML sencillas, con líneas de texto claramente separadas, un logotipo pequeño y unos pocos enlaces que funcionen, han demostrado ser la mejor opción para que la firma se vea igual en todos los sistemas.